Образец сопроводительного письма к документам

Хранение Общая информация Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен быть разработан на каждом предприятии, является деловой бумагой. В ней отображается перечень передаваемой контрагенту документации и ее описание. Бумага оформляется в случае отсутствия адресной части в документах, подлежащих отправке. В сопроводительном письме отсутствует информационная нагрузка. Его функциональность заключается: в подтверждении факта события; в предоставлении перечня отправленных бумаг; в инструктировании адресата о дальнейших действиях с переданными документами; в определении срока исполнения. Как написать сопроводительное письмо к документам образец Сопроводительный лист, как и все деловые письма, должен быть оформлен на фирменном бланке компании.

Как составить сопроводительное письмо к документам (образец)?

Поделиться ссылкой: Для чего составляется Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение — дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное — какая цель преследуется отправителем. Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться.

Оно позволяет решить сразу несколько задач: Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка — это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.

В сопроводительном письме приводится и опись документов — по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении. Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери.

К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения. Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией. Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия — в интересах самого же отправителя.

Образец сопроводительного письма г. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя. Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов опись , который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы: полное название документа; количество экземпляров; при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ — оригинал или копия заверенная или незаверенная.

В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов. Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Вместе с наименованием документа приводятся: дата принятия документа; количество страниц в каждом документе пишется итоговое число листов по всем экземплярам ; при необходимости указывают необходимость прошивки.

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы: Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис.

Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера — обычно они отправляются в налоговую инспекцию. Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т. В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Как зарегистрировать сопроводительное письмо Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем — прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты — как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией. Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер — и таким образом риск путаницы значительно снижается. Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах — 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией.

Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде — это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования. Сроки ответа Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, то есть 30 календарных дней.

Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата. С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров.

Пример текста приводится ниже. Процедура хранения Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение это касается и входящих, и исходящих документов.

Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства. В общем случае придерживаются таких правил: Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности. После того, как все приложения то есть сами документы были изъяты, срок хранение определяется индивидуально. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.

Таким образом, самый оптимальный вариант — это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании. Поделиться ссылкой: 3 оценок, среднее: 3,33 из 5 Загрузка

Что это дает и как его оформить?

Образец сопроводительное письмо к документам

Поделиться ссылкой: Для чего составляется Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение — дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное — какая цель преследуется отправителем. Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач: Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка — это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.

Сопроводительное письмо к документам и его образец

Прежде чем ответить на вопрос, как писать сопроводительное письмо к документам, необходимо разобраться, когда и зачем его нужно составлять. Сопровод — не просто оповещение об определенном факте, но и подтверждение, что заказчик выполнил обязательства. Это пригодится, к примеру, если ФАС не получила сведения для проверки, при обвинении заказчика в том, что проект контракта направлен позже установленного срока или что он не уведомил о форс-мажорных обстоятельствах.

Как составить сопроводительное письмо к документам

В нем, как правило, в краткой форме перечисляются и описываются документы, у которых отсутствует адресная часть, указывается также их наименование, а также дальнейшие действия получателя данного письма. Удобство такого сопроводительного письма состоит в том, что: Первое. Данное деловое письмо является доказательством того, что отправлены определенные документы адресату. Поэтому такое лицо уже не сможет отрицать, что не получал их, так как в таком сопроводительном письме есть описание всех отправляемых в нем документов. В таком письме есть вложенная инструкция адресованная получателю указывающая о его дальнейших действиях связанных с этим письмом и полученными документами. В основном перед ним стоит задача, решить какие полученные документы следует подписать и скрепить печатью, а также, какие необходимо обратно вернуть отправителю. Способы правильного написания сопроводительного письма к документам Данное письмо пишется согласно существующей общей его структуре.

Полезное видео:

Компьютер + Интернет + блог = Статьи, приносящие деньги

Как написать сопроводительное письмо к документам, образец. Хотите узнать как стабильно зарабатывать в Интернете от рублей в день? В этих статьях я коротко затронул тему сопроводительного письма. Однако, этого не достаточно, для того, чтобы составить сопроводительное письмо по всем правилам.

Как написать сопроводительное письмо к документам: образец

Адресат не сможет сказать, что не получил какой-то документ, поскольку в письме находится описание содержимого всего пакета отправляемых документов; во-вторых, в нем есть инструкция получателю, что делать с полученными документами: какие экземпляры необходимо подписать, скрепить печатью, какие вернуть обратно отправителю. Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Пишется сопроводительное письмо к документам согласно общей структуре делового письма. В самом верху, в шапке данного документа указывается должность, наименование компании и ФИО получателя письма. Затем проставляется дата, номер документа, а также прописывается заголовок письма. Ниже следует обращение к получателю. Текст сопроводительного письма к документам обычно начинается со слов: Направляем Вам… Высылаем Вам… Представляем Вам… Здесь необходимо указать наименование отправляемых документов, их дату, номер и прописать инструкцию получателю: что ему делать с полученными документами. Основная часть сопроводительного письма к документам также может содержать просьбу. В данном случае применяются следующие шаблонные фразы: Просим подтвердить получение….

Пишем сопроводительное письмо заказчику

Роль сопроводительного письма к документам Роль сопроводительных писем в современной бизнес-культуре велика: Во-первых, увидев сопроводительное письмо, Ваш контрагент не оставит без должного внимания поступившую к нему корреспонденцию. Ведь в нем будет стоять исходящий номер. А это значит, что человек, получивший письмо, обязан записать его в свой журнал входящих документов. Поэтому Вы, как отправитель, можете спустя несколько дней набрать номер получателя и поинтересоваться, пришел ли к нему пакет документов с указанным исходящим номером. Во-вторых, в сопроводительном письме Вы можете четко написать, какие документы должны быть отправлены к Вам обратно с подписями. Поверьте, Вы не только облегчите свою жизнь как показывает практика, контрагент всегда забывает о каком-либо экземпляре документа , но и поможете получателю быстро собрать документы для отправки. В-третьих, Ваш контрагент не скажет Вам, что не получил какого-либо документа. Вы указываете в сопроводительном письме все приложения с номером и датой , которые Вы отправляете, получатель не сможет заявить, что он, к примеру, не получил протокол разногласий к договору. Составление сопроводительного письма к документам Составление сопроводительного письма не регламентировано нормативно-правовыми документами, поэтому единого образца не существует. Вы можете оформить сопроводительное письмо по примеру, указанному в конце статьи.

Сопроводительное письмо к документам

Лицо, подтверждающее достоверность. Нумеруются сопроводиловки по правилам делопроизводства организации, как и другую корреспонденцию. В настоящее время правила делопроизводства относятся к внутренним вопросам предприятия и устанавливаются локальными актами. При отправке сопровождения в ответ на обращение адресата, под номером отправления можно указать его исходящий номер и дату. В случаях, когда общение должно происходить с непосредственным исполнителем, его контакты необходимо указать. Настоящая информация чаще всего проставляется в нижнем левом углу бланка. Рекомендуется указывать фамилию, инициалы полностью или кратко , номер телефона или адрес электронной почты. Содержание Разберемся, что писать в сопроводительном письме. Поименное указание каждого элемента именно в этой части текста необязательно, поскольку для этого предусмотрен другой раздел. Далее по тексту рекомендуется проинструктировать получателя, какие действия и в какие сроки ожидаются от него.

Сопроводительное письмо

Как правильно написать сопроводительное письмо к документам Четко установленной формы сопроводительного письма нет. Можно пользоваться общей структурой деловых писем. Бланк сопроводительного письма может состоять из шапки, заголовка, основного текста, отметки с количеством приложений и заключительной части с реквизитами.

Главная цель документа — разъяснить получателю причины направления бумаг, дать инструкции и перечислить содержимое пакета документов. Такой подход позволяет предотвратить потерю бумаг и проконтролировать дальнейший документооборот. Кроме того, грамотно составленное сопроводительное письмо позволит получателю быстрее сориентироваться в ситуации и направить ответ в ближайшие сроки. По нормам делового этикета ответ на письмо должен быть дан в течение 30 дней со дня получения пакета. В случае срочных ситуаций отправитель может указать срок, в течение которого ему бы хотелось получить ответ. Стандартный срок составляет дней со дня получения. Сопроводительные письма относятся к частной документации юридического лица, а значит, должны подвергаются учету и хранению только на усмотрение высшего руководства. На практике срок хранения таких писем устанавливается индивидуально. Крупные организации вынуждены вводить соответствующую номенклатуру для учета входящих писем, в более маленьких предприятиях письма могут храниться в одном месте. Когда оно нужно для доказательства отправки тех или иных документов.